Los vales de gasolina son un instrumento en forma de tarjeta, que se otorga para usarse como medio de pago al momento de cargar combustible (diésel, gasolina) en las estaciones del servicio; además, esta herramienta tiene diversas funciones, por ejemplo, cancelar el mantenimiento de vehículos y otros gastos que le convenga a la empresa.
Estos monederos electrónicos de gasolina tienen como meta ayudar a las compañías en la gestión eficiente de su flota vehicular, ya sean vehículos ligeros o de carga pesada, y de esta manera, podrá mantener un control efectivo sobre los gastos destinados a la carga de combustible logrando también evitar por parte del operador algún tipo de fraude.
Cómo funcionan los vales de gasolina
En la práctica, los vales de gasolina están destinados únicamente para definir el saldo de la carga de combustible en la unidad; sin embargo, para que este proceso sea verdaderamente efectivo, la gerencia de la flota debe complementarlo con un sistema de monitoreo y control del combustible.
Para cumplir con el objetivo, el empleado recibirá por parte de la empresa una tarjeta similar a la débito o crédito, con la diferencia que sólo deberá utilizarla para cancelar los gastos establecidos por el empleador, de todo lo concerniente a combustibles, costos de mantenimiento preventivo o correctivo del vehículo que manejan en favor de la empresa.
Al utilizar los monederos de gasolina, el empleado que conduce dicho vehículo solamente debe presentar la tarjeta en la gasolinera, e inmediatamente le cargarán el combustible que necesite y luego se le enviará la compilación de la factura a la compañía semanalmente.
Vales de gasolina vs tarjetas de crédito
Algunas empresas, actualmente prefieren seguir utilizando tarjetas de crédito para cubrir los gastos de combustible; sin embargo, esto afecta la administración puesto que debe reunir todas las facturas sabiendo que el estado de cuenta al final no es deducible.
Por ello, cada vez más organizaciones se van adecuando al uso de vales de gasolina, porque con este instrumento obtienen información más detallada para poder ejercer un mayor control de los gastos, además pueden generar reportes que optimizan sus operaciones, lo cual significa gerenciar mejor los gastos por combustible.
Al mismo tiempo, la empresa percibe beneficios fiscales, porque los gastos realizados por concepto del combustible son 100% deducibles al momento de cancelar sus impuestos.
¿Cómo hacer deducible el consumo de combustible en tu empresa?
Como primer paso, debes asegurar que el gasto por combustible es rigurosamente indispensable para cumplir los fines de tu actividad empresarial.
Luego, debes contar con la factura electrónica que emite la estación de servicio, o según sea el caso, tener a mano ese recibo electrónico y complementar con el estado de estado de cuenta que facilite la empresa contratada del monedero electrónico de combustible, que debe estar autorizada por el Sistema de Administración Tributaria (SAT).
Por último, la empresa debe tener la contabilidad registrada electrónicamente, y asegurarse de controlar que los gastos realizados con los vales de gasolina, sean restados una sola vez y que el IVA (Impuesto al valor agregado) sea vea reflejado por separado dentro de los comprobantes electrónicos fiscales correspondientes.
Beneficios para tu empresa al pagar los vales de gasolina
A parte de garantizarte un buen ahorro de dinero al comprar gasolina, hacer pagos en forma de vales, le ofrece a tu organización las siguientes ventajas:
* Facilita la facturación
Al momento de cargar la gasolina, el conductor no va a necesitar solicitar una factura para que la compañía pueda deducir los costos derivados de la compra de gasolina o diésel. La empresa proveedora se encargará de remitir una factura que refleja el total de los consumos deducibles; de esta forma, será más eficiente el trabajo en el área contable.
* Permite controlar los gastos
Muchos de los vales de gasolina suministran líneas de crédito semanales, que los conductores podrán utilizar para cubrir gastos de carreteras. Los empleadores tienen la facultad de controlar y limitar la cantidad de dinero que los conductores pueden gastar con el vale; también tendrán la posibilidad de rastrear el kilometraje de la unidad, reduciendo así las posibilidades de fraudes.
De modo que esta propuesta es un enfoque más seguro para que los conductores realicen sus pagos sin restricciones y eviten los riesgos que se corren al cargar dinero en efectivo.
* Gestión eficiente de flotas
Si la empresa posee muchos vehículos o se dedican principalmente a esta área, los monederos gasolina le proporcionarán una cuenta en línea, la cual le facilitará el informe detallado de todas las transacciones que se van realizando en tiempo real. Así mismo, estos informes se pueden personalizar, para analizar qué vehículo está gastando más combustible.
* Recibirás información oportuna y certificada
Con las variaciones diarias de los precios del combustible, es necesario que la compañía reciba información oportunamente sobre las últimas alzas o bajas de la gasolina. Por esta razón algunos proveedores cómo los vales de despensa OXXO facilitan aplicaciones, donde muestran la localización de aquellas estaciones de servicios con los precios más asequibles. Esto permite ahorrar tiempo al planificar la ruta y reducir gastos en las gasolineras.
* Reduce los trámites
Otro de los grandes beneficios al usar vales de gasolina, es que se reduce la necesidad de realizar papeleos de reclamos o para cubrir los costos del dinero personal utilizado por los conductores o supervisores. Por ende, se gestionan mejor todos los costos empresariales.
* Obtienes más formas de ahorro
Aunque las diversas formas de ahorro antes indicadas son las más atractivas en este tipo de beneficio, existen otros programas que son ofrecidos con el objeto de proporcionar más ahorro en gastos relacionados a la flota de la compañía. Dependiendo de que empresa de vales de gasolina contrates, ellas podrán girar promociones de descuentos para mantenimiento, reparaciones, neumáticos, alojamiento, entre otros.
En resumen, las tarjetas de vales de gasolina son una de las herramientas más eficaces para que los empleadores administren mejor sus costos.
Hay que darle crédito junto al uso de vales de despensa también porque no todos los beneficios son para el patrón, puesto que los trabajadores se favorecen cuando no tienen que realizar papeleos engorrosos o tengan que cancelar de su bolsillo los gastos que necesiten cubrir.
Hola soy Armando Cabañas y trabajo de redactor en valesymonederos.com. He sido comercial de Visa más de 5 años y en la actualidad soy experto en vales de despensa y monederos electrónicos. Gracias a mi experiencia expongo todo mi conocimiento en la web y ayudo a los usuarios a escoger la mejor opción para sus necesidades. Te invito a leer mis artículos y comentarlos.